Изучаем форматы Excel: какой лучше выбрать?

Знакомая ситуация? Нажимаете кнопку «Сохранить как» в Excel и получаете длинный перечень непонятных форматов:

Какие форматы предлагает нам Excel?

XLSX, XLSM, XLSB, CSV, PDF, XML, ODS – глаза разбегаются!

Давайте вместе разберёмся, какие форматы существуют, чем они отличаются и в каких ситуациях стоит применять каждый из них.

XLSX – СТАНДАРТНЫЙ И ОСНОВНОЙ ФОРМАТ

Начнём с главного формата. При отсутствии чёткого понимания, какой тип файла выбрать, смело выбирайте XLSX. Это самый распространённый и современный формат Excel. Он подходит практически во всех повседневных задачах:

• Формулы
• Таблицы
• Диаграммы
• Сводные таблицы
• Оформление
• Несколько листов

Рекомендуется использовать его в следующих случаях:

1. Создание обычной рабочей таблицы
2. Отправка файла коллегам
3. Хранение отчётности
4. Ведение расчётов

XLSM – ФОРМАТ ДЛЯ МАКРОСОВ

Часто пользователи совершают ошибку, создавая файл с макросами и сохраняя его как XLSX. В результате Excel автоматически удаляет код макросов. Чтобы избежать этого, используйте формат XLSM специально предназначенный для таких документов:

• Кнопки автоматизации
• Макросы VBA
• Автоматические сценарии

Однако некоторые организации ограничивают использование такого типа файлов ввиду соображений безопасности.

XLSB – ОПТИМАЛЬНЫЙ ВЫБОР ДЛЯ БОЛЬШЕГО ОБЪЁМА ДАННЫХ

Этот формат известен немногим, однако он обладает рядом преимуществ:

• Меньший вес файла
• Быстрая загрузка и обработка данных
• Уменьшение размера файла в 2–3 раза

Использовать XLSB рекомендуется в случае работы с:

1. Огромными таблицами
2. Десятками тысяч строк
3. Тяжёлой отчётностью
4. Power Query / Power Pivot

Важно учитывать минусы данного формата:

• Несовместимость с другими программами
• Возможные проблемы при открытии в стороннем ПО (Google Sheets, LibreOffice)
• Ограниченная совместимость со старыми версиями Excel
• Трудности восстановления данных при обмене с неподдерживающими приложениями
• Потеря форматирования при взаимодействии с неприемлющими форматами

CSV – ТОЛЬКО ДАННЫЕ БЕЗ ОФОРМЛЕНИЯ

CSV представляет собой простой текстовый файл с данными без дополнительных элементов вроде цветового оформления, формул и нескольких листов. Его используют для передачи информации между различными системами:

• Загрузка данных на веб-сайты
• Импорт в системы учёта (например, 1С)
• Работа с аналитическими инструментами

PDF – ДЛЯ ПРОСМОТРА И ПЕЧАТИ

PDF предназначен исключительно для просмотра и защиты документа от несанкционированных изменений. Подходит для ситуаций, когда необходимо:

• Отправить документ клиенту
• Подготовить файл к печати

XLS – ФОРМАТ СТАРОГО ПОКОЛЕНИЯ

XLS является устаревшим форматом, используемым преимущественно в старых компаниях и архивах. Ограничивается количеством строк и имеет плохую совместимость. Рекомендуется избегать его использования там, где это возможно.

ODS – СОВМЕСТИМОСТЬ С БЕСПЛАТНЫМИ ПРОГРАММАМИ

ODF используется для обеспечения совместимости с бесплатными аналогами офисных приложений, такими как LibreOffice. Однако следует учесть возможные проблемы с корректным отображением форматирования.

КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБИРАТЬ ФОРМАТ?

Ниже приведено краткое руководство по выбору подходящего формата:

• XLSX – Обычная рабочая таблица
• XLSM – Файл с макросами
• XLSB – Очень большие и тяжёлые файлы
• CSV – Передача чистых данных
• PDF – Просмотр и защита от изменений

Маленький совет: если Excel начинает тормозить или сильно увеличивать объём файла, попробуйте сохранить его в формате XLSB. Часто результат оказывается весьма неожиданным.

По материалам: Dzen.ru